Унитарное предприятие «Белинтерэкспо» БелТПП первым в Беларуси провело полномасштабную виртуальную выставку Made in Belarus #AgroFood. Более того, это мероприятие стало и первой комплексной, полностью виртуальной выставкой в русскоязычном интернете. Директор «Белинтерэкспо» Евгений Введенский поделился опытом работы выставочного предприятия в онлайн-формате.
Первая виртуальная выставка белорусских производителей Made in Belarus #AgroFood открылась 16 июня 2020 г. В выставке, посвященной сельскому хозяйству и продуктам питания, приняли участие более 30 белорусских организаций и предприятий, расположившихся в двух павильонах: Agro и Food. С точки зрения посетителя, виртуальная выставка напоминала выставочный центр: на каждом стенде были расположены виртуальные образцы продукции, деловые предложения, демонстрировались видеоролики. Посетители стендов могли ознакомиться с персональным видеоприветствием и пообщаться с представителем предприятия посредством текстового чата.
Выставка получила много положительных отзывов от участников и посетителей из разных стран. За ее успехом стоит масштабная работа специалистов предприятия «Белинтерэкспо», которым менее чем за три месяца – а именно столько прошло с момента принятия решения о проведении выставки до даты ее открытия – пришлось освоить и запустить принципиально новый тип проекта. Проанализировав проделанную работу, можно остановиться на некоторых вопросах, которые следует учитывать при организации таких мероприятий.
Первое. Как мы узнали в процессе подготовки виртуальной выставки, построить сложнейший выставочный стенд в удаленном уголке планеты во многом легче, чем запустить стенд виртуальный. Причина – в том, что процесс запуска такой платформы сходен с процессом создания программного продукта – приложения, сайта и т.д., а это занимает, как правило, больше времени, чем пять дней (время монтажа индивидуального стенда средней сложности).
Второе. В мире существует несколько десятков платформ, созданных для онлайн-мероприятий. Создавали их в большинстве случаев IT-специалисты, не имевшие практического опыта работы на выставках. Нередко эти платформы являются довольно поверхностными, не учитывают потребности участников и посетителей выставки и являются довольно неудобными в использовании. А изменить что-то в готовом ресурсе – проблематично, а в большинстве случаев – невозможно. Пришлось приспосабливаться, комбинировать различные технические решения.
Третье. На стадии общения с потенциальными участниками выставки мы столкнулись с большим количеством вопросов. Потребовалось много объяснений и описаний, чтобы у потенциального участника возникло четкое представление о работе в онлайн-формате. Чтобы визуализировать этот проект, мы подготовили и направили потенциальным участникам подробную презентацию с иллюстрациями ключевых элементов платформы и ее подробным описанием. Помимо этого, мы подготовили пошаговую инструкцию по заполнению платформы, а также видеогайд для посетителей.
Заполнение платформы контентом – следующий серьезный вопрос. Все материалы выставки: логотипы, баннеры, тексты – потребовали существенной адаптации. Все-таки физический стенд на выставке и стенд на экране компьютера воспринимаются совершенно по-разному. Тексты должны быть предельно краткими, так как посетители в интернете нетерпеливы и быстро переключаются. Изображения должны быть крупными, яркими и с минимумом текста, поскольку на экране компьютера они видны в небольшом размере. Более того, статистика показывает, что большинство пользователей заходит на онлайн-площадки с мобильного телефона, где все выглядит еще меньше.
Собственно, и к классической выставке всю информацию нужно адаптировать. Для каждого рынка предпочтительно выделить несколько продуктов, причем желательно представить их в виде уникальных предложений, доступных только при заказе на выставочном стенде. Для виртуального события это еще более актуально. Виртуальным стендам просто необходимо добавить индивидуальности – например, при помощи видеоприветствия, записанного руководителем или сотрудником компании, который будет фактически общаться с посетителями.
То же самое относится и ко всем материалам на виртуальном стенде: описание компании должно быть кратким и «цепляющим», а не похожим на биографическую справку. Каталог должен быть один и подготовленный специально для выставки, с указанием основных конкурентных преимуществ представленных товаров; детальные технические описания каждого вида продукции лучше разместить на своем сайте и сделать на эти документы активные ссылки в каталоге, а не загружать на стенд десятки спецификаций – это тяжело воспринимается посетителем в онлайн-формате.
Отдельная работа велась по привлечению посетителей: интернет-реклама, публикации в отраслевых и центральных СМИ в десяти странах, приглашение бизнеса через торгово-промышленные палаты, бизнес-союзы и отраслевые министерства разных стран. В результате только за первую неделю работы выставку посетило несколько тысяч человек из тридцати пяти стран мира.
Чтобы привлечь дополнительное внимание профессионального сообщества к виртуальной выставке, мы тщательно подготовили программу мероприятий. Во-первых, от традиционной церемонии открытия выставки решили не отказываться и провели ее в дистанционном формате. Руководители торгово-промышленных палат Беларуси, Узбекистана и Украины сказали напутственные слова участникам и посетителям, а также перерезали красную ленточку – каждый в своем кабинете, но в прямом эфире и вместе. Это легкое начало задало приподнятый тон первому мероприятию деловой программы – Международному аграрному онлайн-форуму. На предложение поучаствовать в нем откликнулись 12 спикеров из девяти стран, а трансляцию смотрели более двух тысяч человек.
Тема форума: «Сельское хозяйство в новых условиях: полезный опыт, прогнозы». Участники обсудили влияние пандемии на агропромышленный комплекс и сферу внешней торговли сельскохозяйственной продукцией, сравнили ситуацию в разных странах и поделились с коллегами полезным опытом работы в новых условиях, а также спрогнозировали тренды будущего в данной сфере.
Кроме того, совместно с китайскими партнерами мы провели конференцию «Беларусь – жемчужина Евразии», аудитория которой составила 1300 представителей китайского бизнеса.
В целом участники выставки хорошо подготовились к мероприятию, приобрели ценный опыт, который пригодится им в дальнейшем. Мы благодарны всем предприятиям, которые не побоялись рискнуть, поддержали нашу инициативу и приняли участие в первой виртуальной выставке.
Сегодня, имея опыт проведения выставки в онлайн-формате, могу однозначно ответить на вопрос, быть или не быть виртуальным выставкам и онлайн-конференциям: быть! Ситуация на осенний период 2020 года такова, что, хотя выставки и подтверждают свои даты, ограничения на поездки пока сохраняются. Поэтому онлайн-мероприятия могут стать хорошим решением, которое поможет поддержать деловую активность в этот период.
А тем, кто задумывается о проведении виртуальной выставки или онлайн-конференции, можно дать следующие рекомендации:
Сформулировать идею, ключевую тему, вокруг которой будет строиться концепция мероприятия. Все, что происходит, должно решать какую-то проблему, реализовывать задачу.
На качественную подготовку к мероприятию необходимо выделить не меньше двух-трех месяцев. На этот период нужно составить подробный план действий со сроками их реализации и ответственными сотрудниками.
На период проведения мероприятия составляется подробнейший сценарий, где все действия расписаны по минутам. Полезно подготовить максимально подробные и доступные инструкции по пользованию платформой для всех участников процесса, причем в разных форматах, включая и видеоролики.
Среди недостатков онлайн-формата – низкая вовлеченность аудитории. Опросы показывают, что только 20–25 процентов аудитории всецело посвящает себя просмотру. Здесь необходим более насыщенный и концентрированный контент, возможность обратной связи и интерактивности; прямой эфир предпочтителен – так можно обеспечить более пристальное внимание зрителей, чем при просмотре выступлений в записи.
По статистике, более 70 процентов зрителей посещают выставки и участвуют в онлайн-конференциях, используя смартфоны. Это надо учитывать при подготовке мероприятия: в частности, оценить, как выглядит каждое из окон или страниц на экране смартфона. Еще более интересный факт: пользователи, участвующие в мероприятии через смартфоны, значительно чаще досматривают мероприятие до конца, чем те, кто использует для этого компьютер.
Большую часть информации при общении люди получают через так называемый язык тела. При общении через Zoom, не говоря уже о текстовом чате, большая часть этой информации теряется. Минимизировать эти потери можно, попросив спикеров расположить камеру так, чтобы были видны также их руки, а не только лицо, но в то же время чтобы они не были слишком удалены от камеры, так как в этом случае их мимика и жесты будут не видны аудитории. Кроме того, для удержания внимания аудитории полезно использовать такие средства, как бегущая строка, презентации, всплывающие изображения.
Подписка на новости
